SMUCKER FOODS OF CANADA CORP. EMPLOYEE AND EMPLOYEE APPLICANT PRIVACY NOTICE

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Effective Date: September, 2026

Smucker Foods of Canada Corp. (“Smucker", “us”, “we”, or “our”) is committed to the appropriate collection, use, disclosure and safeguarding of personal information. This Employee and Employee Applicant Privacy Notice (“Notice”) describes how Smucker collects, uses, discloses and otherwise processes personal information relating to our employees and employee applicants in Canada (“you” or “your”).

Personal Information We Collect

Smucker collects personal information directly from you, such as when you submit an employment application, or complete our new hire documentation and benefits enrollment forms. We may also collect your personal information over the course of your employment.

Smucker may also collect personal information from third parties including from your references, individuals or organizations responding to authorized background checks, governmental or regulatory authorities, health care providers (where appropriate), workplace monitoring tools, and other employees providing performance reviews.

The personal information we collect may include:

Name and contact information
Educational background, work experience, and spoken languages.
The results of authorized background checks.
Marital status and emergency contact information.
Where appropriate, information relating to health conditions, disabilities, or accommodation requirements.
Information required for administration of payroll, insurance, and pension and benefit plans, including salary or wage information, date of birth, Social Insurance Number, beneficiary and dependents information and banking information.
Authorization to work in Canada – including work permit or other documentation issued by the appropriate government agency
Information collected for the purposes of workplace security, including your photograph.
Information collected through workplace monitoring tools (see Electronic Monitoring Policy – Canada (policy number HRC045).
Information collected over the course of your employment, including length of service, positions held, and performance information collected from other employees.

Use of Personal Information

Smucker uses the personal information of employee applicants for hiring and recruitment purposes, including to assess suitability and eligibility for employment, verify identity and qualifications, administer accommodations during the application and recruiting process, communicate with applicants, support diversity, equity and inclusion programs, and comply with our legal and regulatory obligations. For information about how we use AI to support our hiring processes, please visit our AI Notice for Job Candidates.

Smucker uses the personal information of our employees for the purposes of establishing, managing, and concluding the employment or post-employment relationship. These purposes include:

Onboarding you as an employee.
Providing you with company identification and access to company resources needed to carry out your responsibilities.
Paying all forms of remuneration and making changes to compensation, administering tax and other withholdings and deductions from wages.
Financial planning, forecasting, reporting, and analysis.
Assessing and monitoring employees’ attendance, performance and training requirements.
Managing and administering leave requests, and responding to employee absences, illness or injury.
Managing and administering accommodation requests.
Administering employee benefits, insurance, retirement and savings plans.
Administering collective bargaining, representation, and related labour relations matters,
Documenting work related accidents and managing our workplace safety program.
Contacting you or an emergency contact in the event of an emergency.
Administering employee communications programs.
Determining suitability for advancement, or transfer or promotion to another position.
Maintaining the security of and appropriate use of our premises, assets, information databases and systems.
Managing administrative activities, such as work order requests, business travel planning, and expenditures.
Protecting the workforce, the public, or Smucker against injury, disciplinary matters or legal liability.
Complying with applicable laws and regulations.

Disclosure of Personal Information

Smucker shares personal information among the Smucker group of companies for the purposes of financial or other reporting and decision-making, consolidated talent-management, recruitment, and generally managing global business initiatives.

Smucker may share personal information with service providers who administer or provide products, services or information on our behalf. Examples of these service providers include payroll administrators, information technology and information security contractors, auditors, lawyers, insurers, and human resource information systems suppliers. These service providers are not authorized to process employee personal information except as necessary to provide these services to us.

We may also share personal information with other types of vendors who provide services directly to our employees, such as employee pension and benefits providers, workplace travel facilitators, or providers of fleet management services.

We may disclose personal information to:

Third parties in connection with the contemplated or actual financing, insuring, sale, merger, transfer, or assignment of all or part of our business or assets.
Third parties connected with workplace safety or workers’ compensation insurance plans for the purposes of managing and administering any claims or complaints.
Third parties at your request, for example, for the purposes of providing references, or confirming your salary or employment to a financial institution.
Where required or permitted by law, for example, to law enforcement authorities investigating a breach of law, or to regulatory or governmental authorities, including taxation authorities, as requested or required for the purpose of fulfilling their mandates or responsibilities.

Security and Retention

Personal information is retained in accordance with our record retention policies. Our record retention periods are established considering requirements of privacy laws, the purposes for which the information was collected, legal and regulatory requirements to retain the information for minimum periods, limitation periods for taking legal action, and our business purposes.

Smucker has implemented reasonable physical, organizational and technological security measures to safeguard the personal information in our custody or control. These include safeguards to protect personal information against loss or theft, as well as unauthorized access, disclosure, copying, use, or modification. Smucker has policies and practices in place to restrict access to personal information to those employees who require access for the purposes described in this Privacy Notice. This may include managers and supervisors, as well as employees in our Human Resources, Finance, Legal, Technology, and Audit departments.

We and our service providers may process personal information outside your province of residence or outside of Canada, including in the United States. We take steps to ensure that appropriate safeguards are in place regardless of where personal information is processed.

Your Rights

You may have certain rights with respect to your personal information under our control. These rights vary depending on your province of residence, but may include the right to request access to, or correction of, your personal information, to have personal information provided to you or a third party in a structured, commonly used and machine-readable format, or to receive information about how your personal information has been processed. You may also have the right to withdraw any previously given consent for us to process your personal information. These rights are not absolute and are subject to applicable contractual and legal restrictions. If you would like to exercise any of these rights, please contact your Human Resources representative or our Privacy Officer (see Privacy Officer Contact Information below). We will take steps to verify your identity before responding to your request.

Please note that it is important that employees keep personal information accurate and up-to-date, particularly information required to process payroll and benefits. Employees should promptly report any change in personal information (address, phone number, family status, etc.) to Human Resources as appropriate.

Key Contacts

If you have any questions, concerns, or complaints about this Privacy Notice or the management of your personal information, we encourage you to contact your local Human Resources representative, if applicable. However, you may also at any time address your question, concern, or complaint to our Privacy Officer at privacy.office@jmsmucker.com We have policies and practices in place that are designed to ensure that your question, concern or complaint is appropriately addressed.

Changes to this Notice

This Privacy Notice is effective as of the Effective Date written above. We may update this Privacy Notice at any time. We will take reasonable steps to notify current employees of any material changes to this Privacy Notice.

Date d’entrée en vigueur : septembre 2026

AVIS DE CONFIDENTIALITÉ À L’INTENTION DES EMPLOYÉS ET DES CANDIDATS À UN EMPLOI

Smucker Foods of Canada Corp. (« Smucker », « nous », « notre » ou « nos ») s’engage à effectuer la collecte, l’utilisation, la communication et la protection des renseignements personnels de façon adéquate. Le présent Avis de confidentialité à l’intention des employés et des candidats à un emploi (l’« Avis ») décrit la façon dont Smucker recueille, utilise, communique et traite autrement les renseignements personnels concernant ses employés et les candidats à un emploi au Canada (« vous », « votre » ou « vos »).

Renseignements personnels que nous recueillons

Smucker recueille des renseignements personnels directement auprès de vous, notamment lorsque vous présentez une demande d’emploi ou remplissez les documents destinés aux nouveaux employés et les formulaires d’inscription aux avantages sociaux. Nous pouvons également recueillir vos renseignements personnels dans le cadre de votre emploi.

Smucker peut également recueillir des renseignements personnels auprès de tiers, notamment auprès de vos références, de personnes ou d’organisations qui répondent à des demandes autorisées de vérification des antécédents, d’autorités gouvernementales ou réglementaires, de fournisseurs de soins de santé (le cas échéant), d’outils de surveillance en milieu de travail et d’autres employés qui réalisent des évaluations du rendement.

Les renseignements personnels que nous recueillons peuvent comprendre les éléments suivants :

Nom et coordonnées
Parcours scolaire, expérience professionnelle et langues parlées.
Résultats des vérifications des antécédents autorisées.
Situation de famille et coordonnées des personnes à contacter en cas d’urgence.
Le cas échéant, renseignements relatifs à l’état de santé, aux handicaps ou aux besoins en matière d’accommodement.
Renseignements requis pour l’administration de la paie, de l’assurance et des régimes de retraite et d’avantages sociaux, notamment les renseignements sur le salaire ou la rémunération, la date de naissance, le numéro d’assurance sociale, les bénéficiaires et les personnes à charge, et les renseignements bancaires.
Autorisation de travailler au Canada, comme le permis de travail ou tout autre document délivré par l’organisme gouvernemental compétent.
Renseignements recueillis à des fins de sécurité en milieu de travail, dont votre photographie.
Renseignements recueillis au moyen d’outils de surveillance en milieu de travail (voir la Politique sur la surveillance électronique – Canada, politique n° HRC045).
Renseignements recueillis dans le cadre de votre emploi, comme l’ancienneté, les postes occupés et les renseignements sur le rendement recueillis auprès d’autres employés.

Utilisation des renseignements personnels

Smucker utilise les renseignements personnels des candidats à un emploi dans le cadre du processus d’embauche et de recrutement, notamment pour évaluer leur aptitude et leur admissibilité à un emploi, vérifier leur identité et leurs qualifications, gérer les mesures d’adaptation pendant le processus de candidature et de recrutement, communiquer avec les candidats, soutenir les programmes de diversité, d’équité et d’inclusion, et respecter nos obligations légales et réglementaires. Pour obtenir des renseignements sur la façon dont nous utilisons l’IA à l’appui de nos processus d’embauche, veuillez consulter notre Avis sur l'IA concernant les candidats à un emploi.

Smucker utilise les renseignements personnels des employés afin d’établir, de gérer et de mettre fin à la relation d’emploi, et pour gérer la relation une fois que l’emploi a pris fin. Ces renseignements nous servent notamment à :

vous intégrer en tant qu'employé
vous délivrer une pièce d’identité de l’entreprise et vous donner accès aux ressources de l’entreprise nécessaires à l’exercice de vos fonctions
vous verser toutes les formes de rémunération, à apporter des modifications à la rémunération, et à administrer les retenues d’impôt et autres retenues et les déductions sur le salaire
effectuer la planification financière, faire des prévisions, rédiger des rapports et effectuer des analyses
évaluer et suivre l’assiduité, le rendement et les besoins de formation des employés
gérer et administrer les demandes de congé et les absences, les arrêts maladie ou les blessures des employés
gérer et administrer les demandes d’accommodement
administrer les avantages sociaux, les assurances et les régimes de retraite et d’épargne des employés
administrer la négociation collective, la représentation et les questions connexes en matière de relations de travail
documenter les accidents du travail et gérer notre programme de santé et de sécurité au travail
communiquer avec vous ou avec une personne à joindre en cas d'urgence.
administrer les programmes de communication destinés aux employés
évaluer la pertinence d’un avancement, d’une mutation ou d’une promotion professionnelle
assurer la sécurité de nos locaux, de nos actifs, de nos bases de données et de nos systèmes, et leur utilisation adéquate
gérer les activités administratives, comme les demandes de ordres de travail, la planification des voyages d’affaires et les dépenses
protéger la main-d’œuvre, le public et Smucker contre les blessures, les problèmes disciplinaires ou les risques en matière de responsabilité juridique
respecter les lois et règlements applicables.

Communication des renseignements personnels

Smucker communique des renseignements personnels aux sociétés du groupe Smucker afin de permettre la production de rapports financiers ou autres, la prise de décisions, la gestion centralisée des talents et du recrutement et, de façon générale, la gestion des initiatives commerciales à l’échelle mondiale.

Smucker peut communiquer des renseignements personnels à des prestataires de services qui administrent ou fournissent des produits, des services ou des renseignements pour notre compte. Ces prestataires de services comprennent notamment les administrateurs de la paie, les prestataires de services de technologie de l’information et de sécurité de l’information, les auditeurs, les avocats, les assureurs et les fournisseurs de systèmes d’information en matière de ressources humaines. Ces prestataires de services ne sont autorisés à traiter les renseignements personnels des employés que dans la mesure nécessaire pour nous fournir ces services.

Nous pouvons également communiquer des renseignements personnels à d’autres types de prestataires qui offrent des services directement à nos employés, comme les fournisseurs de régimes de retraite et d’avantages sociaux des employés, les prestataires de services de gestion des déplacements professionnels ou les prestataires de services de gestion de parc automobile.

Nous pouvons communiquer des renseignements personnels à :

des tiers dans le cadre du financement, de l’assurance, de la vente, de la fusion, du transfert ou de la cession, envisagés ou réalisés, de tout ou partie de notre entreprise ou de nos actifs;
des tiers liés à la santé et à la sécurité au travail ou aux régimes d’indemnisation des accidents du travail, aux fins de la gestion et de l’administration de toute réclamation ou plainte;
des tiers, à votre demande, par exemple afin de fournir des références ou de confirmer votre salaire ou votre emploi auprès d’une institution financière;
lorsque la loi l’exige ou le permet, par exemple aux autorités chargées de l’application de la loi qui enquêtent sur une violation de la loi, ou aux autorités réglementaires ou gouvernementales, dont les services fiscaux, lorsque celles-ci le demandent ou le requièrent pour s’acquitter de leurs mandats ou responsabilités.

Sécurité et conservation

Les renseignements personnels sont conservés conformément à nos politiques de conservation des documents. Les périodes de conservation des documents sont établies en tenant compte des obligations légales en matière de protection des renseignements personnels, des fins pour lesquelles les renseignements ont été recueillis, des dispositions légales et réglementaires imposant la conservation des renseignements pendant des périodes minimales données, des délais de prescription pour intenter une action en justice et de nos besoins commerciaux.

Smucker a mis en place des mesures de sécurité physiques, organisationnelles et technologiques raisonnables pour protéger les renseignements personnels dont nous avons la garde ou le contrôle. Ces mesures comprennent des mesures de protection contre la perte et le vol de renseignements personnels, et contre l’accès, la communication, la copie, l’utilisation et la modification non autorisés. Smucker a mis en place des politiques et des pratiques visant à limiter l’accès aux renseignements personnels aux employés qui doivent y avoir accès aux fins décrites dans l’Avis de confidentialité. Il peut s’agir notamment des gestionnaires et superviseurs, et des employés de nos services ressources humaines, finances, affaires juridiques, technologie et audit.

Nos prestataires de services et nous-mêmes pouvons traiter les renseignements personnels à l’extérieur de votre province de résidence ou même à l’extérieur du Canada, notamment aux États-Unis. Nous faisons le nécessaire pour nous assurer que les mesures de protection adéquates sont en place, quel que soit l’endroit où les renseignements personnels sont traités.

Vos droits

Vous pouvez avoir certains droits à l’égard des renseignements personnels qui sont sous notre contrôle. Ces droits varient selon votre province de résidence, mais peuvent comprendre le droit de demander l’accès à vos renseignements personnels et leur rectification, de recevoir vos renseignements personnels ou de les faire transmettre à un tiers dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, ou encore de recevoir des informations sur la façon dont vos renseignements personnels ont été traités. Vous pouvez également avoir le droit de révoquer tout consentement que vous nous auriez donné concernant le traitement de vos renseignements personnels. Ces droits ne sont pas absolus et sont assujettis aux restrictions contractuelles et légales applicables. Si vous souhaitez exercer l’un quelconque de ces droits, veuillez communiquer avec votre représentant des ressources humaines ou avec notre responsable de la protection des renseignements personnels (voir les Coordonnées du responsable de la protection des renseignements personnels ci-dessous). Nous ferons le nécessaire pour vérifier votre identité avant de répondre à votre demande.

Veuillez noter qu’il est important que les employés veillent à ce que leurs renseignements personnels soient exacts et à jour, particulièrement les renseignements nécessaires au traitement de la paie et des avantages sociaux. Les employés doivent signaler rapidement aux ressources humaines, s’il y a lieu, toute modification de leurs renseignements personnels (adresse, numéro de téléphone, situation de famille, etc.).

Personnes-ressources clés

Si vous avez des questions, des préoccupations ou des plaintes concernant l’Avis de confidentialité ou la gestion de vos renseignements personnels, nous vous recommandons de communiquer avec votre représentant local des ressources humaines, s’il y a lieu. Sachez toutefois vous pouvez également, à tout moment, adresser votre question, votre préoccupation ou votre plainte à notre responsable de la protection des renseignements personnels à l’adresse privacy.office@jmsmucker.com Nous avons mis en place des politiques et des pratiques visant à assurer le traitement adéquate de votre question, préoccupation ou plainte.

Modification de l’Avis

L’Avis de confidentialité prend effet à la date d’entrée en vigueur indiquée ci-dessus. Nous pouvons le mettre à jour à tout moment. Nous prendrons des mesures raisonnables pour informer les employés actuels de toute modification importante qui y serait apportée.